事務長の不正疑惑について | Medioal（メディオール）

本日の質問

事務長に不正疑惑が出ています。どう対処すればいいでしょうか。

本日の回答／税理士　吉田正一

●　事務長が起こしやすい不正、法令違反に目付けしておく
利益供与（着服、流用、盗難、取引先リベート等）、情報漏えい（退職後の患者情報等の漏えい）、労働法規違反（不当解雇、有給休暇拒否、パワハラ等）の証拠を集める必要があります。

●　処罰を制度化する
経理規定、就業規則、役員規定、情報管理規定などにどういう行動が処罰対象になるのか具体的に例示した上で　減給から解雇まで処罰を文書化します。

●　そのほか　不正発見に有効な手段
１．経理部、人事部を設ける
２．ＩＴ化を進める
３．監視ビデオを設置する
４．職員相談窓口等を設置する

１．経理部、人事部を設ける
自分にしか、その仕事ができないという事務長の慢心が不正、法令違反につながるケースもあります。

経理部、人事部の専門部署を設けて事務長以外の職員でも代替可能であることを事務長に知らしめるのはプレッシャーを与える上で有効です。
　

経理部長、人事部長がデータ、業務を引き継ぐことにより　不正証拠も発見しやすくなります。

●　ＩＴ化は不正発見を容易する
社内ＬＡＮ（データの共有ファイル化）、会計ソフト、給与ソフト、ネットバンクメール、電子申請などは　処理の履歴が残り、経理部長、人事部長もアクセス可能になるため　不正を発見しやすくなります。

●　監視ビデオを設置する
現金過不足が多い場合のみでなく医薬品在庫の減耗、盗難が多い場合もビデオ設置は有効です。金庫、窓口出納、倉庫などにビデオを設置するケースが多いです。

●　職員アンケートを実施する、職員相談窓口を設置する内部告発により不正事実を知ることは多いです。

内部のみでなく監事、顧問（税理士、弁護士、社労士）による定期監査、メール相談窓口を設ける　などの措置も損失拡大を防ぐ策として有効です。