会計ソフトの低コスト経理効果、不正経理の発見・予防効果 | Medioal（メディオール）

本日の質問

１）ベテラン事務長に　窓口出納、支払業務、資金調達などお金に関することはすべて任せています。事務長の引退に際して高い給与を提示して募集するほかないでしょうか

２）ベテラン事務長が医院のお金を流用しているという噂が流れています。調べる方法、予防する方法はありますか

本日の回答／税理士　吉田正一

会計ソフトには　・データが蓄積される・データを探すのが容易という特徴があります。

その特徴から　会計ソフトには次の効果があります。
・経理業務全体のコストを低く維持できる（低コスト経理効果）
・経理不正をいち早く発見して、予防できる（不正経理の発見予防効果）

●　低コスト経理について
ほとんどの入力データはルーティンであり前例データを真似すればいい。

会計ソフトにデータ実績があれば過去の入力データがマニュアル代わりになりベテラン事務長が急に退職しても窓口出納、支払など日常業務に支障は生じません。

高給なベテラン事務長候補を探すよりパソコンと簿記の知識が少しあるパート社員を探す方が、ずっと容易なので、事務長不在の期間を短縮することができます。　　

●　不正経理、不正資金の流用の発見予防について
　　
病医院のお金に関して院長と事務長の対立、事務長の急な退職、事務長の不正流用　多く見受けられます。

事務長に病医院のお金を任せきりにしたまま、事務長を適正に評価をしないことが事務長にまつわるお金のトラブルの原因となることが多いですが、会計ソフトにはこれらの病医院のお金のトラブルを最小限に抑える効果があります。

会計ソフトはデータ（金額、内容文字、科目）を検索する機能があり、データを追跡しながらお金の流れに沿って調査することが容易なので一定の経験者であれば不正と誤りを発見できます。

最近は　税務調査においても元帳による書面調査より会計ソフトのデータを直接調査することも増えてきています。

●　不正経理を　小さい芽のうちに潰すコツ

会計をチェックすることは不正と誤りを早く発見することも期待されています。

割れ窓理論やハインリッヒの法則にあるように小さな損失を放置することが大きな損失を生むケースが多いことを考えると現金過不足の発生を放置することは病医院のお金、在庫、事務用品、備品などの意識を甘くしてコスト意識を軽視することにつながりやすいと考えるべきだと思います。

現金過不足金額が小さくても会計ソフトで雑損失など損失項目として表示していれば、必ずどこの施設で誰が窓口担当者だった時に過不足が生じたかわかりますので、小さな損失を見逃さずに済みます。　

自社主導の試算表作成が整備された段階での　理士の役割は
・自社主導の試算表づくりのサポート（会計基準、決算書の公表）
・管理会計への橋渡し（予算管理）
・不正経理の発見予防　にあります